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Smartworking: tool & tips per organizzare il lavoro e rimanere concentrati e produttivi

Quando si lavora da casa o da remoto, le distrazioni possono essere numerose e sempre in agguato.
In questo articolo vedremo come evitare di sprecare minuti preziosi, rimanere concentrati e ottimizzare il tempo!

Ora più che mai quello dello smartworking è un tema caldo, che molte aziende si sono trovate a dover affrontare.
Ma a prescindere dalla situazione di emergenza attuale dettata dalla lotta al Covid-19,  non sono più solamente i liberi professionisti o i free-lance a lavorare da casa: il lavoro da remoto è una scelta sempre più popolare che molte aziende in Italia iniziano ad adottare per andare incontro alle esigenze dei propri dipendenti, per creare un clima lavorativo maggiormente sereno e migliorare il work-life balance di ognuno!

smartworking

Gli ultimi due anni hanno registrato un aumento del 20% dello smark working, per un totale di oltre 300 mila persone in Italia.
Se molti rimangono ancora scettici circa la reale forza di questa scelta, basti pensare che una ricerca condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano dimostra che nei casi di smart worker, la produttività è aumentata fino al 15%.

Possiamo quindi dire che i vantaggi sono riscontrabili su più fronti:

  • Per il business stesso, dove l’aumento di produttività coincide anche un una riduzione dei costi
  • Per il lavoratore, che oltre a un work-life balance migliore, vede anche un risparmio medio di 400€ mensile
  • Per l’ambiente, con quasi 2 milioni di tonnellate di meno di CO2 all’anno

Ma come fare a rimanere concentrati nel lavoro da casa o nei sempre più frequenti luoghi di coworking e a ottimizzare il tempo senza perdere il collegamento con il proprio team?
Vediamolo insieme!

1) SEPARA L’AMBIENTE DOMESTICO DA QUELLO LAVORATIVO

È importante definire un luogo di lavoro ordinato e funzionale anche all’interno dello spazio domestico: una rete internet stabile e performante, una postazione comoda e ben illuminata, con poche distrazioni e tutto il necessario a portata di mano.
Se invece opti per un co-working, assicurati che le postazioni siano ben organizzate e ognuna possa garantire la giusta privacy

2) DEFINISCI LA TUA GIORNATA LAVORATIVA

Fondamentale per lo svolgimento di tutti i task e lo sviluppo di progetti che prevedono anche il lavoro in team, è la definizione di un orario specifico.
Questo è importante anche per stabilire un flusso di comunicazione continuo: mai come quando si lavora a distanza è fondamentale una buona comunicazione con i propri collaboratori!

3) A VOLTE L’ABITO FA IL MONACO

Un abbigliamento smart-casual anche quando si lavora da casa aiuta a concentrarsi e a entrare nel mood! Evita di rimanere in pigiama tutto il giorno o indossare tute o abbigliamento non curato: è dimostrato come l’abbigliamento possa influenzare l’atteggiamento aiutare la concentrazione!

4) CHIEDI LA COLLABORAZIONE DI TUTTA LA FAMIGLIA

È importante che tutti i membri del nucleo famigliare, i parenti e gli amici, comprendano che il tuo smart working non è nullafacenza: anche se da casa, stai comunque lavorando, e le frequenti chiamate, richieste o interruzioni rendono il tuo lavoro non produttivo. Stabilisci con loro regole chiare e renditi disponibile solamente in determinati orari non lavorativi, esattamente come se tu fossi in ufficio!

5) SCEGLI I TOOL GIUSTI

Scegliere gli strumenti giusti è fondamentale per lavorare online come se ci si trovasse in ufficio con i propri colleghi, per mantenere alti gli standard qualitativi e assicurare gli stessi flussi di comunicazione vis-à-vis.
Se l’azienda non dispone di un CRM interno o una intranet, quello che serve è:

  • Uno spazio per l’archiviazione condivisa in cloud
  • Un programma per la gestione delle attività
  • Uno strumento per la comunicazione diretta e i meeting online

Di seguito ti suggeriamo alcuni tool gratuiti per organizzare al meglio il tuo lavoro.

google_drive
  • GOOGLE DRIVE

Disponibile e facilmente utilizzabile da ogni sistema operativo, in questo spazio di archiviazione puoi salvare e condividere file con il tuo team o con le singole persone, con la possibilità di lavorarci sopra anche contemporaneamente da diversi dispositivi.
Per l’attivazione basta un account Google ed è facilmente integrabile con i principali tool di gestione delle attività.

  • TRELLO
trello

Trello è uno strumento di project management che permette di gestire il flusso di lavoro, organizzare le attività e creare vere e proprie to do list quotidiane, seguendo lo stato di avanzamento di ogni progetto.
È molto utile per la pianificazione, la gestione e il monitoraggio del lavoro, soprattutto quando si lavora in team e più professionisti collaborano in diverse fasi del progetto: si possono creare task e assegnarle ai diversi componenti del gruppo, inserire commenti o allegare file.
A pagamento sono disponibili anche plug-in che permettono di configurare Trello con strumenti esterni in modo da migliorarne ulteriormente la funzionalità.

  • SKYPE
skype

Per mantenere i contatti con il team tramite la chat interna o organizzare call e video call anche con i clienti, Skype è sicuramente lo strumento gratuito più diffuso. Lavorare da remoto influisce molto sulle relazioni interpersonali: utilizzare la videochiamata aiuta a umanizzare i processi di lavoro e a rendere più fluida la comunicazione attraverso il linguaggio non verbale.
La possibilità di condividere lo schermo aiuta anche nelle presentazioni di progetti e lavori, senza contare la possibilità di chiamare anche telefoni cellulari esteri con l’attivazione di Skype for Business e la ricarica di credito telefonico.


In questo momento particolarmente delicato Westhouse Italia presta particolare attenzione alla sicurezza dei suoi dipendenti, attuando per tutti la modalità di smartworking.
Grazie agli strumenti di organizzazione e comunicazione interna i team riescono a collaborare per raggiungere gli obiettivi
e rimanere sempre in contatto con clienti e candidati offrendo loro tutto il supporto e la massima collaborazione.

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