Bill Gates, imprenditore e programmatore statunitense, una volta disse
“Abbiamo tutti bisogno di persone che ci diano un feedback. È così che miglioriamo.”
Dare un feedback è essenziale per una comunicazione efficace, per migliorare le prestazioni e portare il rapporto lavorativo su un piano più elevato basato sulla fiducia.
Ogni volta che commentiamo o esprimiamo un giudizio sulle azioni, sul comportamento o sul lavoro degli altri, diamo un feedback. Questo aiuta a sfruttare l’esperienza di tutti i soggetti coinvolti a identificare gli errori e ad apportare rapide correzioni di rotta.
Tuttavia, ci sono alcune regole da seguire quando si fornisce un feedback, per evitare che l’altra persona si senta attaccata e passi alla modalità di giustificazione.
Generalmente si identificano 5 punti strategici nella feedback culture, per far sì che questo sia efficace e costruttivo.
1) Punta sulla prima persona
Quando si fornisce un feedback è importante essere consapevoli del linguaggio che utilizziamo.
Se il registro comunicativo fa sì che i tuoi messaggi vengano percepiti come accusatori o conflittuali, il destinatario potrebbe porsi sulla difensiva e meno ricettivo al feedback.
Per evitare ciò prova invece a utilizzare messaggi che spostino l’attenzione su di te e non sul destinatario del feedback.
I messaggi in prima persona sono un modo per esprimere come ti senti riguardo a una situazione, senza dare la colpa al destinatario, aiutando così a creare un ambiente più collaborativo e costruttivo concentrandosi sull’impatto del comportamento piuttosto che sul comportamento stesso.
2) Formulare il feedback in modo chiaro e preciso
Quando si fornisce un feedback è fondamentale rimanere fedeli ai fatti e comunicare chiaramente il tipo di messaggio che si desidera fornire.
Sii conciso ed evita giri di parole per evitare fraintendimenti. Fornire un feedback chiaro e preciso può aiutare a garantire che tutti siamo sulla stessa linea e che il progetto sia sulla buona strada per il successo.
3) Porta esempi e prove concrete
Quando si fornisce un feedback, è fondamentale essere specifici ed evitare generalizzazioni.
Dire semplicemente a qualcuno che è scortese, ad esempio, non fornisce all’interlocutore passaggi attuabili per cambiare o modulare il proprio comportamento.
È importante invece indicare chiaramente le azioni o i comportamenti specifici che sono stati problematici e spiegare come hanno avuto un impatto su di te o sul gruppo.
Per fornire un feedback efficace, fai riferimento alle osservazioni piuttosto che alle supposizioni, alle fantasie o alle interpretazioni.
Per esempio, invece di dire “Mi interrompi sempre e mi manchi di rispetto”, prova a dire “Quando mi hai interrotto durante l’incontro e hai parlato sopra di me, mi è stato difficile condividere i miei pensieri e hai contribuito a creare un’atmosfera negativa nel gruppo.”
Essendo specifici e utilizzando esempi concreti, sarà più facile per il destinatario capire cosa ha sbagliato e come può migliorare.
Questo aiuta anche a evitare fraintendimenti o supposizioni sul significato del feedback.
4) Scegli il momento e il luogo ideali
Al momento giusto o il prima possibile, in privato: il feedback è tanto più efficace quanto più breve è il lasso di tempo tra il comportamento in questione e le informazioni sull’effetto del comportamento.
5) Formulare un desiderio per cambiamenti futuri
Formula chiaramente le tue aspettative per il futuro, se vuoi che qualcosa che cambi.
Dichiarando apertamente le tue aspettative fornisci al destinatario un obiettivo chiaro su cui lavorare e un senso dell’orientamento. Questo può aiutare a motivarli a fare i cambiamenti necessari e migliorare il loro comportamento.
Anche per il destinatario del feedback è importante essere aperto alla comunicazione e al confronto, senza per forza sentirci giudicato o messo all’angolo.
Ecco alcuni suggerimenti messi a punto dai nostri recruiter su come accogliere nel modo più costruttivo i feedback:
- La regola più importante è ascoltare
- Cerca di imparare il più possibile
- Ascolta attivamaente e fai domande concrete se qualcosa rimane non chiaro
- Sii aperto e chiarisci eventuali incomprensioni o ambiguità
- Alla fine del confronto riassumi ciò che hai sentito per condividere con l’interlocutore il punto
- Infine, ringrazia per il feedback
IL METODO SANDWICH PER LA VALUTAZIOONE DELLE PRESTAZIONI NELLA VITA LAVORATIVA QUOTIDIANA
Ti sei mai trovato in una posizione di dover dare a qualcuno un feedback negativo, ma aver paura di ferire i suoi sentimenti?
Può essere una situazione delicata, ma c’è una tecnica che può rendere il processo più agevole per tutti i soggetti coinvolti: il Metodo Sandwich.
Il Metodo Sandwich è un approccio di feedback che si compone di tre livelli: lode, critica e ancora lode. L’idea è di iniziare la conversazione con parole positive per far sentire bene la persona e metterla a proprio agio, quindi fornire il feedback negativo e, infine, terminare con parole più apprezzate per lasciare loro una sensazione positiva.
Pensalo appunto come un panino, dove il feedback negativo sono il condimento interno, e il feedback positivo sono le fette di pane che tengono tutto insieme. Impacchettando il messaggio negativo tra i commenti positivi, è più probabile che la persona criticata riceva la valutazione con una mente aperta.
Il Metodo Sandwich non riguarda solo la creazione di una piacevole atmosfera di conversazione, ma anche la relativizzazione delle critiche negative: inquadrando il feedback con commenti positivi, contestualizza le critiche e rende più facile per la persona accettare e attuare i cambiamenti.
L’utilizzo del Metodo Sandwich può essere un ottimo strumento per manager, coach e chiunque ricopra una posizione di leadership che ha bisogno di fornire un feedback. Può essere utile anche nelle relazioni personali in cui è necessario affrontare argomenti delicati.
In conclusione, in questo modo sarà semplice fornire feedback che possano essere applicati in molti contesti diversi. Iniziando e terminando la conversazione con commenti positivi e mettendo nel mezzo il feedback negativo, può aiutare a creare un dialogo più costruttivo che lascia tutti a proprio agio.